در نگاه اول، وقتی کلمه دستگاه پوز را می‌شنویم، همه ناخودآگاه به یاد دستگاه‌های کوچکی می‌افتیم که در بسیاری از فروشگاه‌ها امروزه یافت شده و با آن صورت‌حساب خود را پرداخت می‌کنیم. درواقع باید گفت که دستگاه پوز فقط همین دستگاهی که امروزه می‌بینیم، نیست بلکه این مدل پیشرفته تمامی دستگاه‌ها است. دستگاه‌های صندوق ساده، دستگاه صندوق بارکد خوان هم از مدل‌های مختلف و ساده دستگاه پوز هستند که از آن‌ها برای انجام عملیات تراکنش مورداستفاده قرار می‌گیرد.
پیچیدگی عملیات این دستگاه‌ها بر اساس مدل‌ها و چگونگی عملکردشان و ویژگی‌هایشان متفاوت است. به‌عبارتی‌دیگر، تنظیم و عملکرد این دستگاه به مدل، نوع ساخت، نوع تکنولوژی به‌کاررفته، نوع متد انتخابی برای پرداخت، چگونگی ذخیره اطلاعات فروش روزانه و ارسال پول به‌حساب و سیستم نرم‌افزاری به‌کاررفته به همراه چگونگی چاپ اطلاعات بر روی کاغذ بستگی دارد.از دید کاربر ممکن است که بین آن‌ها تفاوتی وجود نداشته باشد؛ اما ازنظر مدل و ساختار، اختلافات ساختاری وجود دارد. برای همین است که شما امروزه نوع دستگاه‌های پوز مختلفی را در انواع فروشگاه‌ها مشاهده می‌کنید.
سخت‌افزار دستگاه پوز
سیستم نقطه فروش مدرن (POS) ترکیبی از سخت‌افزار و نرم‌افزار است که بیشتر برای انجام معامله‌ای مانند فروش یا بازده است. از اسکن محصولات در زمان خرید گرفته تا ردیابی موجودی کالا و هزینه‌های کار ، سیستم‌های POS برای هر فروشگاه و رستوران ضروری است. بااین‌حال ، آنچه بیشتر صاحبان مشاغل متوجه آن نیستند این است که سخت‌افزارpos به همان اندازه نرم‌افزار POS مهم است. در این مقاله ، قصد داریم نگاهی بیندازیم که سخت‌افزار POS چیست و چرا مهم است.
به زبان ساده ، سخت‌افزار POS کلیه دستگاه‌های ورودی و خروجی است که عملکرد نرم‌افزار pos را هنگام خرید انجام می‌دهد. برای مشاغل خرده‌فروشی و صنعت رستوران در چشم‌انداز مدرن امروزی ، سخت‌افزار POS می‌تواند از یک تنظیم رایانه سنتی گرفته تا یک صندوق پول iPad و همه‌چیز دراین‌بین باشد.
نکته مهمی که باید در مورد سخت‌افزار POS به خاطر بسپارید این است که این نرم‌افزار برای کار با نرم‌افزار خاص طراحی‌شده است. دقیقاً چه معنی می‌دهد؟ این بدان معناست که شما نمی‌توانید هر چاپگر رسید را بخرید ، آن را به سیستم POS خود متصل کنید و انتظار داشته باشید که کار کند. وقتی شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار POS نرم‌افزاری را توسعه می‌دهند ، آن را مهندسی می‌کنند تا با اجزای سخت‌افزاری خاص و پروتکل‌های ارتباطی کار کند. به همین دلیل ، شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار بسته‌های سخت‌افزاری ارائه می‌دهند که با تمام تجهیزات لازم برای استفاده حداکثری از نرم‌افزار موردنیاز شماست. در اینجا برخی از مؤلفه‌های سخت‌افزاری POS موردنیاز برای تجارت خود آورده شده است.
اجزای اصلی و کلیدی سیستم پوز
دستگاه پوز از دو بخش نرم‌افزار و سخت‌افزار تشکیل‌شده است که نمونه‌های پیشرفته آن قادر هستند تا اطلاعات خرید روزانه فروشگاه‌ها را در خود ذخیره کنند که درواقع، تفاوت دستگاه‌های کارت‌خوان در همین چگونگی ذخیره‌سازی اطلاعات و عملکرد آن‌ها است.
اجزای نرم‌افزاری
سیستم نرم‌افزاری دستگاه به دو بخش برنامه رابط فرانت و داشبورد (که آن را بک اند هم می‌نامند) که وظیفه مدیریت و تحلیل فرآیندها را دارد، تقسیم می‌شود. آن چیزی که شما در هنگام تراکنش‌ها از دستگاه پوز مشاهده می‌کنید، برنامه رابط فرانت است و تراکنش‌های پشت پرده که شرکت ارائه‌دهنده به آن دسترسی دارد، بک اند است که در بعضی از مدل‌ها، می‌توان از خود همان دستگاه، تعدادی از فرآیندها و چگونگی انجام آن را مدیریت کرد.
این ساختار در تمامی مدل‌های پوز مشترک است؛ اما دو روش وجود دارد که داده‌ها در دستگاه پوز ذخیره می‌شود:
On – site
نرم‌افزار به‌صورت محلی بر روی دستگاه (سرور) شما نصب می‌شود.باید لایسنس یک یا چند نرم‌افزار را خریداری کنید که اصولاً این عملیات از طرف خود شرکت ارائه‌دهنده تأمین می‌شود و مشتری دخالتی در این زمینه ندارد.
باید هرچند وقت یک‌بار، نرم‌افزار به‌روزرسانی شود که بازهم خود شرکت این فعالیت را انجام می‌دهد.ازآنجاکه باید بین حساب شما، بانک و شرکت ارائه‌دهنده اتصالی برقرار شود، نیاز به اینترنت است.
Cloud-base
سیستم به‌صورت آنلاین قرار می‌گیرد، یعنی می‌توان به داده‌ها از هر مرورگری دسترسی پیدا کرد.عملیات به‌روزرسانی به‌صورت خودکار و بدون دخالت و بر اساس برنامه و از طریق اینترنت انجام می‌شود.نیاز است که از آخرین برنامه دستگاه پوز استفاده شود.امروزه در بسیاری از کشورهای پیشرفته دنیا از سیستم مبتنی برابر استفاده می‌کنند تا کاربران و شرکت‌ها به بتوانند به داده‌ها به‌صورت آنلاین و سریع دسترسی داشته و آن را راحت‌تر مدیریت کنند.
اجزای سخت‌افزاری صندوق فروشگاهی POS شامل موارد زیر است:
CPU یا رایانه / iPad / تبلت سفارش گیر مشتری
صندوق پول
نمایشگر مشتری
اسکنر بارکد
چاپگر رسید
دستگاه POS/ صندوق پول
این بزرگ‌ترین مؤلفه POS یا سیستم نقطه فروش شما است. درواقع این رایانه است که نرم‌افزار سیستم POS شمارا اجرا می‌کند. همچنین به‌عنوان صندوق پول یا دستگاه POS شناخته می‌شود. شما برای ضبط معاملات فروش و چاپ رسیدها از این سخت‌افزار استفاده می‌کنید. دستگاه‌های پیچیده POS با نرم‌افزاری مانند ژانیا ارائه می‌شوند که حتی به شما امکان می‌دهد موجودی ، کارمندان و مشتریان خود را مدیریت کنید – همگی در یک سیستم ارائه می‌شود.
صندوق پول یا کشوی پول نقد چیست؟
کشوی پول نقد صندوق گنج شماست که تمام اشیای باارزش و گران‌بها را – در صورت تمایل ، پول نقد ، سکه ، چک و حتی رسید در آن ذخیره می‌کند. صندوق پول به سازمان‌دهی و تأمین امنیت اشیای باارزش شما کمک می‌کند.
کشوی پول نقد چگونه کار می‌کند؟
هنگامی‌که یک معامله فروش را به پایان می‌رسانید ، چاپگر رسید شمارا به کشوی پول نقد شما می‌فرستد و باعث باز شدن آن می‌شود ، بنابراین می‌توانید پول خود را ذخیره کرده و تغییر دهید.برای شما مهم است که پس از تعطیلی شیفت کاری، کشوی نقدی خود را قفل نگه‌دارید. فقط به مدیر فروشگاه خود اجازه دسترسی به کلید کشوی پول نقد را بدهید تا دسترسی کشوی پول نقد را به همه کارمندان خود محدود کنید. این به کاهش احتمال سرقت در فروشگاه کمک می‌کند.
چاپگر رسید
چاپگر رسید قسمت مهمی از سیستم فروش شما است. برای چاپ رسیدها و فیش‌های کارت اعتباری ، در مشاغل خرده‌فروشی ، یا ا انواع خدمات استفاده می‌شود. این به شما و مشتریانتان کمک می‌کند تا معاملات خود را پیگیری کنند.برخی از مشاغل همچنین از چاپگرهای آشپزخانه در آشپزخانه یا بار برای چاپ بلیط سفارش استفاده می‌کنند.
برخی از چاپگرهای رسید اصلی که باید بدانید:
چاپگر حرارتی (سریع ، بی‌صدا و معمولاً مورداستفاده می‌باشد)
چاپگر رسید LAN (ثابت ، از طریق اترنت به روتر بی‌سیم شما متصل می‌شود)
چاپگر رسید بلوتوث (از طریق بلوتوث بی‌سیم به ترمینال POS متصل می‌شود ، برای چاپ رسیدهای سیار مناسب است)
اسکنر بارکدخوان
اسکنر بارکد POS / بارکد خوان ، بارکد چاپ‌شده روی محصولات را می‌خواند و داده‌ها را به پایانه POS شما می‌فرستد.
بارکد معمولاً شامل اطلاعات محصول ، شماره SKU و غیره است.
استفاده از اسکنر بارکد به شما کمک می‌کند تا روند تسویه‌حساب را تسریع کرده و تمام موجودی خود را دقیقاً ردیابی کنید. برای مشاغل مانند خرده‌فروشی و سوپرمارکت‌ها بهترین عملکرد را دارد. دو نوع اسکنر بارکد وجود دارد:
اسکنر بارکد ۱ بعدی (یک‌بعدی) – فقط قادر به خواندن بارکدهای خطی و افقی (بارکد سنتی UPC) است
اسکنر بارکد ۲ بعدی (دوبعدی) – قابلیت اسکن و خواندن کدهای QR و بارکد با نقاط ، الگوها و اشکال مانند مربع یا مستطیل را دارد.
یک ویژگی تبلت سفارش گیر مشتری و کد QR آن است که در آن مشتریان فقط می‌توانند از اسکنر کد QR خود در تلفن‌های هوشمند خود استفاده کنند تا:
منوی غذا / نوشیدنی را مشاهده کنید.
غذا را سفارش دهید و هزینه کنید.
صفحه‌نمایش لمسی یا تبلت
مانیتورهای صفحه لمسی ، iPad ها و تبلت های اندرویدی بیشتر و بیشتر در رستوران‌ها و فروشگاه‌ها به امری عادی تبدیل می‌شوند. هزینه کم این دستگاه‌ها و طراحی کاربرپسند ، آن‌ها را برای مشاغل کوچک با بودجه اندک ایده آل می‌کند.
برخلاف مانیتورهای حجیم یا صندوق‌های پول که فضای ارزشمندی از پیشخوان را اشغال می‌کنند و تعامل کارمند و مشتری را مهار می‌کنند ، این مانیتورها روی پیشخوان رستوران و فروشگاه فضای کمی را می‌گیرد یا هیچ فضایی نمی‌گیرد.
نقش pos در تجارت شما
معاملات سریع و ایمن:
سیستم POS امکان تسویه‌حساب سریع‌تر را فراهم می‌کند که موردتوجه مشتریان قرار می‌گیرد. معاملات توسط یک سیستم ایمن منتقل می‌شود. همچنین ، استفاده از اسکنر به اطمینان از معاملات دقیق کمک می‌کند.
کنترل موجودی بهتر
با استفاده از سیستم POS هنگام فروش کالاها ، موجودی متناسب با آن تنظیم می‌شود. می‌توان اعلان‌ها را تنظیم کرد تا به مالک مشاغل اطلاع دهد که چه زمانی موجودی کالا کم می‌شود و نیاز به سفارش مجدد دارد. اگر موجودی کالا همان‌طور که پیش‌بینی‌نشده است به فروش برسد ، می‌تواند به مالک مشاغل اطلاع داده شود که ممکن است منجر به علامت‌گذاری شود.
یک سیستم POS می‌تواند موجودی کالا را ردیابی کند حتی اگر یک کسب‌وکار بیش از یک مکان داشته باشد. نیاز به حضور فیزیکی در مکانی برای بررسی موجودی را از بین می‌برد. همچنین به کاهش میزان تلفات ناشی از سرقت کارمندان کمک می‌کند. یکی از بزرگ‌ترین مزایای سیستم pos این است که کارمندان و مدیریت می‌توانند بیشتر روی جنبه خدمات مشتری به کسب‌وکار تمرکز کنند و کمتر روی شمارش رسیدها و موجودی کالا تمرکز کنند.
حسابداری دقیق
با استفاده از نرم‌افزار حسابداری ، سیستم POS می‌تواند معاملات را به‌طور دقیق در گروه‌های حسابداری مناسب ردیابی کند و همچنین گزارش‌های ماهانه یا فصلی را برای اهداف مالیاتی تولید کند. گزارش‌گیری مالی برای یک کسب‌وکار ضروری است و می‌تواند برای ایجاد ترازنامه ، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدینگی مورداستفاده قرار گیرد. سپس داده‌های حسابداری را می‌توان تجزیه‌وتحلیل کرد تا ببینیم استراتژی قیمت‌گذاری چگونه کارکرده است. علاوه بر این ، اگر مشاغلی از قبل دارای نرم‌افزار حسابداری است ، نیازی به خرید ماژول حسابداری الحاقی یا آموزش مجدد کارمندان در یک نرم‌افزار جدید و ناآشنا نیست.
گزارش و تجزیه‌وتحلیل
یک سیستم POS دارای ویژگی‌های گزارشگری است که به یک کسب‌وکار امکان می‌دهد از نزدیک به فروش ، سود و هزینه‌هایی مانند هزینه کالاهای فروخته‌شده (COGS) بپردازد. گزارش‌های سیستم Point of Sale داده‌های کسب‌وکار را در زمان واقعی نشان می‌دهد. با گزارش سیستم Cloud Point of Sale ، مالکان می‌توانند حتی هنگام حضور در خانه یا مسافرت به گزارش‌های دسترسی داشته باشند. مالکان هرکجا باشند ، آن‌ها همیشه اطلاعاتی را که برای تصمیم‌گیری در مورد کسب‌وکار مبتنی برداده موردنیاز است ، خواهند داشت. سیستم‌های نقطه فروش همچنین مدیریت را قادر می‌سازد تا داده‌های خرید مشتری را برای توسعه مدل‌های پیش‌بینی و ایجاد گزارش‌های دقیق جمع‌آوری کند.
برنامه‌ریزی بهبودیافته کارمندان
گزارش‌های فروش می‌توانند روندها را نشان دهند تا کسب‌وکار بتواند با دقت بیشتری کارمندان خود را برنامه‌ریزی کند تا بهره‌وری بالا نگه‌داشته شود. سیستم‌های POS کارکنان را قادر می‌سازد تا شیفت کاری خود را چک کنند و بنابراین از داده‌های دقیق حقوق و دستمزد اطمینان حاصل کنند.
رسیدهای دقیق
یک سیستم خوب فروش بسیار بیشتر از دریافت یک برگه کاغذ با تاریخ و مقدار فروش ، به مشتری با دریافت دقیق جزئیات می‌دهد. این سیستم می‌تواند با استفاده از داده‌های موجودی اطلاعاتی مانند توضیحات کالا ، قیمت و پس‌انداز حاصل از فروش یا کوپن را فراهم کند. با یک سیستم مناسب ، یک کسب‌وکار می‌تواند کوپن‌ها را مستقیماً روی رسید اضافه کند ، جشنواره‌ها را برجسته کند ، سیاست بازگشت را تأیید کند و نظرسنجی درباره تجربه مشتری چاپ کند.
مدیریت مشتری
سیستم POS راهی منحصربه‌فرد برای ارتقا تعامل مداوم با مشتریان فراهم می‌کند. با ارائه خدمات شخصی متناسب با مشتری می‌تواند رضایت مشتری را افزایش دهد. یک سیستم POS می‌تواند تاریخچه فروش را فراهم کند و یک کسب‌وکار را قادر به تنظیم لیست‌های خرید ترجیحی ، تخفیف‌ها و جوایز مشتری کند.
