نام دستگاه POS، مخفف اصطلاح انگلیسی عبارت “Point of Sale” می باشد که در لغت به معنای این عبارت است: “نقطه فروش”. با توجه به معنای عبارت دستگاه POS، این دستگاه یک ترمینال پرداخت نقدی، درست در محل خرید کالا شمرده می شود. همه ی دستگاه های کارت خوان توانایی خواندن و تشخیص انواع کارت های اعتباری و کارت هدیه بانکی را دارند.
امروزه برای تمام کسب و کارها، درخواست کارت خوان، چه آن هایی که خرده فروشی کالا دارند و چه برای مشاغلی که در شرکت پخش و عمده فروشی انواع کالا فعالیت دارند بسیار مهم و مورد نیاز می باشد .با درخواست کارت خوان، دستگاهی را خریداری می نمایید که قابلیت نمایش اطلاعات پرداخت و پردازش عملیات پرداخت وجه را از ترمینال بانکی دارا است. لازم به ذکر است که استفاده از هر گونه دستگاه POS در هر کسب و کار خاص مستلزم تنظیمات و البته رعایت قوانین معین و تعریف شده می باشد.
قوانینی که برای دریافت دستگاه POS تعریف شده برای همه یکسان می باشد اما بهتر است قبل از دریافت این دستگاه ها، با کارشناسان شرکت های معتبر و یا بانک مربوطه مشورت داشته باشید. با دستگاه کارت خوان، عملیات پرداخت وجه نقد کالاها به سرعت صورت می گیرد و به مراجعه حضوری به بانک ها یا انتقال چک نیازی نخواهید داشت.
بررسی تخصصی آموزش راه اندازی دستگاه کارت خوان
قابلیت های دستگاه کارتخوان : اداره یک فروشگاه طیف وسیعی از مهارت های اداری، مدیریتی و بازاریابی را می طلبد. مطمئن بودن از داشتن موجودی کافی تا تهیه گزارش های فروش ماهانه موارد ضروری برای اطمینان از عملکرد فروشگاه شما می باشند. داشتن یک سیستم فروش کارآمد دستگاه پوز می تواند تا حد بالایی اطمینان دهد که عملیات کسب وکارتان بدون مشکل درحال حرکت هست.
در این مقاله قصد داریم تا شما را با سازوکار دستگاه پوز و قابلیت های دستگاه کارتخوان و امکانات و تنظیمات آن ها در دستگاه پوز بیشتر آشنا کنیم.
سیستم نقطه فروش (POS) چیست؟
اجزای نرم افزاری سیستم پوز
اجزای سخت افزاری سیستم پوز
مانیتور
اسکنر بارکد
چاپگر رسید
کشوی نقدی
دستگاه کارتخوان
قابلیت های دستگاه کارتخوان
مزایای استفاده از دستگاه کارتخوان
امکانات و تنظیمات دستگاه کارتخوان
مثالی از نحوه تنظیمات دستگاه کارتخوان S800 با نرم افزار حسیب نت
سیستم نقطه فروش (POS) چیست؟
سیستم فروش و دستگاه پوز، محلی است که مشتری شما برای خرید محصولات یا خدمات در فروشگاه شما اقدام به پرداخت می کند. به زبان ساده تر هر وقت مشتری خریدی از فروشگاه شما انجام می دهد. یعنی در حال انجام معامله یک نقطه فروش است. سیستم پوز به عنوان مولفه اصلی کسب و کار شما عمل می کند. این مرکزی می باشد که همه چیز مانند فروش، موجودی کالا و مدیریت مشتری در آن انجام می گیرد.
همانطور که مزایای وجود دستگاه کارتخوان و سیستم پوز بسیار مشهود است. اما طبق تحقیقاتی متوجه شدیم که بسیاری از فروشگاه ها هنوز از آن استفاده نمی کنند و درمقابل دریافتیم که بسیاری از مراکز و فروشگاه ها اتفاقا از ترکیبی از روش های دستی، صندوق های پول و اکسل حسابداری استفاده دارند.
فروشندگانی که از سیستم و دستگاه پوز استفاده نمی نمایند به هر حال دچار کاهش سرعت عملیات خود و از دست دادن داده های مهم می گردند که می تواند موجب عدم رشد سریع کسب و کارشان شود و به آن لطمه وارد کند. داشتن بینش کلیدی در مورد مشتریان، سطح موجودی آن ها و زمان سفارش از جمله اطلاعاتی می باشد که سیستم پوز ارائه می دهد.
شناخت ماهیت سیستم پوز، نرم افزار و اجزای سخت افزاری آن و همچنین امکانات و قابلیت های آن، به شما این امکان را می دهد تا به درستی تصمیم بگیرید و بهترین دستگاه پوز را انتخاب نمایید.هر سیستم پوز از اجزای نرم افزاری و سخت افزاری تشکیل شده است که باعث اجرای سریع تر و راحت تر کار روزانه شما می گردد.
استفاده و تنظیمات دستگاه کارتخوان
برای استفاده از دستگاه کارتخوان سیار نیاز هست که بعد از دریافت آن باید دستگاه را به یک سیم تلفن متصل نمایید، چرا که برای انجام فعالیت صحیح دستگاه‌های کارتخوان نیاز به اینترنت دارند. البته به جای اتصال سیم تلفن می‌توان از WiFi هم استفاده نمود. اگر هیچ کدام از دو مورد قبل مقدور نبود، از یک سیم کارت استفاده کنید. سیم کارت را باید درون دستگاه قرار دهید.
اجزای نرم افزاری سیستم پوز
به گفته مریلیز توزیا (Marylise Tauzia) یکی از پیشگامان در حوزه بازاریابی دستگاه های کارتخوان ، هنگام تصمیم گیری برای خرید یک نرم افزار پوز، سهولت ادغام آن و هماهنگی با سایر نرم افزارها و سخت افزارها بسیار ضروری است. وی افزود: “انعطاف پذیری یک ویژگی کلیدی است. اطمینان خاطر پیدا نمایید که دستگاه پوز شما با پردازنده مورد نظر شما فعالیت دارد تا بتوانید هزینه ها را کنترل کنید. اگر از قبل با برنامه های مهمی در حوزه کسب و کار خود استفاده می کردید. اطمینان حاصل کنید که این سیستم پوز نیز می تواند به طور یکپارچه با آن ها ادغام شود تا بتوانید به استفاده از برنامه های قبلی روال کار خود را انجام نمایید.
اجزای سخت افزاری سیستم پوز
اجزای سخت افزاری رایج جهت راه اندازی یک سیستم پوز شامل مواردی چون :
مانیتور
داده هایی از قبیل پایگاه داده محصول، ساعات کاری کارمندان، گزارشات فروش و موارد دیگر را می توان در این دستگاه مشاهده نمود.
اسکنر بارکد
فرآیند پرداخت را در حالت خودکار انجام می دهد یعنی اطلاعات محصول را می خواند و آن ها را به کل صندوق اضافه می نماید. اسکنرهای بارکد همچنین می توانند با سیستم های مدیریت موجودی ادغام شوند تا بطور خودکار سطح موجودی را تنظیم نمایند.
چاپگر رسید
رسیدهای متنی به صورت پیامک و یا به صورت ایمیل ممکن است محبوبیت بیشتری در آینده پیدا کنند. اما رسیدهای کاغذی برای ارائه تصویر فوری از خرید مشتریان ضروری می باشد. که اکنون بسیار مورد استفاده قرار می گیرد.
کشوی نقدی
این گزینه ممکن است در سال های آینده استفاده کمتری گردد اما پول نقد هنوز هم در بین مردم وجود دارد و با آن داد و ستدهای زیادی در طول روز صورت می گیرد. بنابراین تا زمانی که پول نقد برای انجام معاملات وجود دارد به مکانی امن برای ذخیره پول نقد نیازخواهید داشت.
دستگاه کارتخوان
دستگاه کارتخوان و یا همان پایانه فروش، دستگاهی است که افراد با استفاده از کارت بانکی خود می توانند هزینه خرید خود را پرداخت نمایند. با کشیدن کارت بانکی بر روی شیاری روی دستگاه کارتخوان اطلاعات آن خوانده می شود سپس بعد از وارد شدن مبلغ و تایید آن در دستگاه، مبلغ خرید از حساب مشتری کسر می گردد و به حساب فروشنده واریز می شود.
در ادامه مقاله قصد داریم بیشتر به دستگاه کارتخوان و نحوه تنظیم آن بپردازیم.
قابلیت های دستگاه کارتخوان
مهم ترین سخت افزار در سیستم های فروشگاهی دستگاه کارتخوان است. این دستگاه دارای قابلیت هایی نظیر:
- ارائه موجودی حساب متصل به کارت و پرینت فوری آن بر روی رسیدهای کاغذی چاپی
- خرید شارژ تلفن همراه
- پرداخت قبوض
- پرینتی از صورتحساب مالی مربوط به کارت بانکی
- امکان پرداخت با تمام کارت های بانکی و کارت هدیه
- امکان استفاده از دستگاه کارتخوان بیسیم در مکان های مختلف
مزایای استفاده از دستگاه کارتخوان
- افراد دارنده کارت های بانکی می توانند بدون حمل مقدار زیادی پول نقد تنها از طریق پرداخت با دستگاه کارتخوان تمام خریدها و امور پرداختی خود را به سریع ترین روش ممکن پرداخت نمایند.
- به همین ترتیب فروشندگان نیز به جای دریافت وجه نقد از مشتریان در طول روز و انتقال روزانه آن ها به بانک جهت واریز به حساب و ریسک های احتمالی در طول آن، می توانند به راحتی در ازای فروش کالا و یا ارائه خدمات خود هزینه را با استفاده از دستگاه کارتخوان خود دریافت نمایند.
- امکان خطا در زیاد و یا کم شدن پول های نقد بر اثر شمارش و یا نگهداری وجود نخواهد داشت.
- رفت و آمد بی مورد به بانک و انتقال پول حذف می گردد.
- بهبود در روند رعایت بهداشت، همانطور که میدانید اسکناس ها دارای آلودگی های بسیار بوده و همچنین در انتقال آلودگی ها بسیار موثرند. حذف ارسال و دریافت این اسکناس ها بخودی خود منجر به رعایت بهتر موارد بهداشتی و کاهش انتقال آلودگی از این طریق خواهد شد.
- با وجود اسکناس های تقلبی در بازار که امروزه شاهد موارد زیادی از آن ها هستیم. روی کار آمدن دستگاه کارتخوان باعث جلوگیری این نوع کلاهبرداری ها می گردد.
امکانات و تنظیمات دستگاه کارتخوان
دستگاه های کارتخوان با توجه به نوع مدل و شرکت تامین کننده دارای تنظیمات متفاوتی هستند. اما همه روش های آن از اصول خاصی برخوردار است. بنابراین اگر تنظیمات یک یا دو نوع دستگاه را انجام دهید. احتمالا با دستگاه های کارتخوان دیگر نیز می توانید کار کنید.
تنظیمات دستگاه کارتخوان به دو صورت انجام می پذیرد. یکی تنظیمات و پیکربندی آن پس از خرید و نصب . دیگری تنظیمات و همگام سازی دستگاه کارتخوان با نرم افزارها و سخت افزارهای دیگر در یک سیستم پوز فروشگاهی می باشد.
در تنظیمات نوع اول تنها کافی است که با دکمه های F1 و F2 و F3 انجام دهید. شما توسط این سه کلید به راحتی می توانید از امکانات مختلف در دستگاه کارتخوان استفاده کنید. با فشردن کلید F1 به گزینه های امکاناتی مانند فروش شارژ، چاپ، دریافت گزارشات و شروع به کار دسترسی خواهید داشت. هر یک از این زیرمنوها نیز خود دارای گزینه های دیگر هستند. که در اصل به صورت یک روند پی در پی و یا نمودار درختی وظایف خود را انجام می دهند.
با فشردن دکمه F2 شما می توانید تنظیمات مربوط به وای فای، تغییر رمز، تنظیمات چاپ رسید، فعال سازی رمز منوی F1، شروع به کار، درخواست خدمات، شروع و پایان شیفت، تنظیمات و لیست حساب ها و موارد دیگر را انجام دهید.
تنظیمات نوع دوم که به تنظیم ارتباط دستگاه کارتخوان بایک سری نرم افزار انجام می شود دارای پیچیدگی بیشتری می باشد . چرا که تنوع در نرم افزارها بیشتر است.همچنین هر صاحب کسب وکاری با توجه به نیازها و خواسته هایی که از یک سیستم فروشگاهی پوز الکترونیکی دارد آن را انتخاب و در نهایت تنظیم می نماید.
مثالی از نحوه تنظیمات دستگاه کارتخوان S800 با نرم افزار حسیب نت
- درابتدا دکمه قرمزرنگ ضربدر را فشارداده تااطلاعات دستگاه نظیر نسخه نرم افزار، سریال دستگاه، شماره پایانه و شماره پذیرنده را ببینید.
- فشردن دکمه منو و کلید ۳ برای نمایش گزینه ای با نام “مدیر” را در مرحله دوم انجام دهید.
- رمز مدیر را وارد کرده و دکمه تایید را انتخاب کنید.
- پس از آن می بایست گزینه ای با نام “تنظیمات اتصال” را مشاهده کنید.
- در قسمت “تنظیمات اتصال”، گزینه دوم، شبکه لن (LAN) را انتخاب و کلید تایید را فشار دهید.
- پس از آن دی اچ سی پی (DHCP) را انتخاب و دکمه تایید را بفشارید. و در ادامه شماره 2 (غیرفعال شود) را انتخاب و تایید کنید.
- پس از غیرفعال شدن گزینه “آی پی محلی” را انتخاب کنید. و با توجه به آی پی مودم خود، شماره آن را تایپ نموده و کلید تایید را فشار دهید.
- در قدم بعد “درگاه اتصال” را انتخاب و در منوی الگوی زیر شبکه باید “Subnet Mask” مودم را وارد کنید.
- سپس با ورود به منوی مدیر، “ارتباط با پی سی” را انتخاب کنید. گزینه اول آن “اتصال با شبکه” است که می بایست آن را انتخاب کنید. سپس در مرحله بعد در نرم افزار حسیب نت، از منوی تعاریف، قسمت “تنظیمات” را انتخاب کنید. در سربرگ مدیر نیز در سمت چپ فرم روی کلید پی سی پوز (pcpos) کلیک کنید.
- در فرم مشخصات اطلاعات آن را به درستی وارد کرده و روی دکمه تایید کلیک کنید.
- در فرم لیست کاربر نیز دقیقا مراحل را طی کرده و فرم را کامل کنید.
تفاوت کارتخوان تقلبی و اصلی
اقدامی که کلاهبرداران در این زمینه ممکن است انجام دهند، این است که دستگاه کارتخوان یا دستگاه پوز شبیه به نسخه اصلی را تولید می‌کنند تا توسط دستگاه تولید شده، بجای اینکه فقط پول از حسابتان کسر گردد، اطلاعات شما نیز هک کند و این افراد بتوانند به راحتی از کارت شما با ترفند خودشان سوء استفاده نمایند.
جمع بندی
همان طور که متوجه شدید سیستم پوز دارای قابلیت های بسیار مفیدی از جمله مدیریت و فروش راحت را برای صاحبان کسب و کار به ارمغان می آورد. این سیستم فروشگاهی پوز دارای نرم افزارها و سخت افزارهایی است که در صورت ادغام شدن کارایی بسیاری دارد. از مهم ترین اجزای آن دستگاه کارتخوان است که سعی کردیم شما را با قابلیت های دستگاه کارتخوان، امکانات و تنظیمات آن ها در سیستم پوز فروشگاهی آشنا نماییم.
